以往公部門的電腦軟體採購，由臺灣銀行依據共同供應契約主辦招標，但社會大眾常常在新聞報導看到廠商現身說法，認為招標過程有瑕疵。對這些競標業者而言，基本上一年只有一次上架的機會，一旦錯過可能就要再等一年，這些廠商認為招標不合理的情況，近年來時有所聞。
另一方面，在採行最低價得標的方式之下，產品的價格最終變成削價競爭，導致業者不願意跟進臺灣銀行公告的標案。經過前述情況之後，自民國103年起，臺銀不再執行電腦軟體共同供應契約平臺服務，對於各公部門而言，若需要購買電腦軟體，變成必須自行每次開標，產生可觀的採購成本，耗時費力。
經濟部工業局軟體採購辦公室計畫主持人王世智說，事實上，多數公家單位相當倚賴共同供應契約業務。對他們而言，有了這樣的服務，只需要在行政院公共工程委員會政府電子採購網（http://web.pcc.gov.tw）點選下單，即可採購。除非，共同供應契約項目中，沒有提供的特殊需求產品，或是採購量極大，如自行與廠商商談，能以更低的單價取得，才構成單位自行開標的要件。
就軟體採購辦公室接手之前，這是個買賣雙方皆輸的局面：公部門買不到符合需求的軟體，必須自行招標，而廠商也沒有利潤可圖。
軟體採購新舊招標差異對照 |
軟體採購辦公室與過往做法最大的差異，在於資訊的透明度與制度標準化。雖說都是提供入標廠商的資訊，但同時使用端也能獲益：可取得優質的產品，並避免買到不合用者。整體而言，新制度對雙方都有好處。 資料來源：經濟部工業局軟體採購辦公室，iThome 整理，2015 年7月 |
因應政策與機關需求的變化，工業局成立軟體採購辦公室
為改善共同供應契約軟體採購環境，由經濟部工業局扮演供需雙方的採購溝通平臺，於103年8月成立「軟體採購辦公室」。但是他們的使命，不止是單純的提供政府各單位所需的軟體產品，他們是「以政府採購扶植國內軟體廠商」政策的實際執行單位。因此，除了傳統的套裝軟體，他們也為政府想要推動公部門採用雲端產品，實施規格制訂與把關──尤其，政府機關最在意的資訊安全，也要足夠完備。
招標做法改變，機關需依預估採購量，回報工業局
即使是傳統的套裝軟體產品，軟體採購辦公室招標做法也有調整。以往的採購價格是固定的，一次採買1個與採買100個相同產品，單價都相同，在新的做法中，採購辦公室事先會詢問各單位估計的採買需求，設定各數量級距與底價，再行招標，這樣的採購方法，也比較合乎常理。
但是王世智表示，目前他們執行上也遇到難處，因為人力有限，主要還是以公文宣導為主，而部分單位可能是有所顧慮，並未確實填寫貼近需求的數量，導致後續軟體採購辦公室設定的基準失真，最終使用端無法在採購網上買到想要的數量，導致各機關的抱怨。
其實，新政策上路，難免會有磨合期，或許後續加強宣導，以及持續實行，這樣的調查制度，未來應該能越來越符合實際需求。因此公部門應確實回覆，以免影響自身採買的權益。
推出新採購項目雲端服務，減輕機關導入疑慮
除了傳統的套裝軟體，軟體採購辦公室也推出新的採購項目：雲端服務。雲端服務近年來成為熱門應用，尤其它提供了高度便利，減少管理上的人力，但對於政府機關而言，安全性一直是最大的考量，使用雲端服務，需要將相關資料放在廠商端，夠不夠安全成為最大的考驗。
因此，王世智表示，為確保政府機密資訊不外洩，除了依據國家政策，禁止陸資廠商競標，也在投標須知中，載明廠商須確保機關利用雲端服務，其所屬一切資料存取、備份及備援之實體所在地，都要在我國境內。
此外，雲端服務上架前必須完成檢測。軟體採購辦公室針對了可用性與資訊安全，制定了檢測標準。資訊安全的部分依據ISO 27001規範要求，具備一定的參考價值。
其實，套裝軟體同樣需要檢測可用性以及資訊安全。王世智說，軟體採購辦公室其實也有考慮將軟體產品納入檢測，但現在因為軟體產品太多，短期內無法逐一檢測，現行的做法是依據行政院副院長張善政指示，針對廠商資安能力分級。不過，廠商能力與產品資訊安全，並不能直接畫上等號，還是希望他們也能將軟體檢測早日納入檢測。
導入服務有價的思維，取代以價格決定的決標方式
雲端服務售價的部分，採購辦公室也設立訂價暨規格審查會，訂定合理價格與規格，這並非審查會單方面決定，除參考國際產品的規格，也透過臺北市電腦公會，招集廠商共同制定產業標準，此外委由中華軟體協會，協助產品詢價。這樣的做法產生的招標規格，國內廠商也能有所依循，成為該類產品發展目標，對於機關而言，也減少自行摸索及開立規格的難處。
因此，軟體採購辦公室對於雲端服務產品，提供規格區分，換言之，在滿足最低的基本需求之外，如果規格較好者，政府願意以比較高的價格招標。讓想要採購的機關，能有不同的選擇，但即使購買價格較低者，也符合雲端服務基本的服務水準（SLA）要求，具備一定的服務品質。
5種雲端服務應用上架，選購方式與套裝軟體不同
以現在推行的雲端服務，區分4大類型：雲端虛擬資源服務（IaaS）、電子郵件信箱（EaaS）、校園應用與監控設備雲端化。其中，校園應用又包含線上圖書館（雲端書櫃），與教學即時互動系統兩種服務，共計5種應用。
軟體辦公室在制訂規格的時候，區分為必備的共通需求，以及系統的附加能力。以雲端虛擬資源服務為例，檔案能與電腦端同步、並能管理線上資料、檔案版本回溯等，都是屬於基本的必備功能；假如廠商如果進一步能夠提供第二道動態密碼的雙重驗證機制，或是能夠與其他異質系統整合，以及提供線上文件編輯功能，都屬於產品加分項目。
王世智說，目前採買雲端服務，和一般軟體使用權固定的1年1約不同，公家單位一次最多可以購買到2年服務，假若想要試用，也能以月計價。正在推動的5種雲端軟體項目中，以雲端監控為例，儲存影像的伺服器，以及架設的視訊攝影機，皆與軟體同屬廠商提供的服務範圍，公部門不若以往需要自行採購硬體設備。
假如公部門有客製化需求，王世智表示，這個部分的滿足，以現行法規而言，只要是加購金額10萬元以下，即可自行與立約廠商議定價格後，於訂購單上另行註記，同樣能夠透過政府電子採購網取得。
因應雲端服務規格差異，政府採購網站有待改版
雲端服務與其他制式產品，規格上有顯著的不同，例如通常會以人數或是能夠使用的雲端空間計價，而不像其他產品能直接以產品的數量統計。王世智說，共同供應契約的採購網，它的欄位不敷雲端產品使用，目前他們為了能提供使用者能夠進行選購，暫時將品項的資訊，套用到現有的欄位，因此，希望能修改現有網站。
另一方面，王世智也說，對於採購網站，他們也希望能導入App Store的模式，提供使用者軟體試用，或是能顯示使用者產品評價，和指定類型產品的排行榜等功能，讓機關能夠有更多選購的依據。
但現在礙於法規，軟體採購辦公室並不能直接獨立另外架設網站，提供這樣的服務，只能修改現行的政府採購網。因此，這個部分仍然與網站的負責單位行政院公共工程委員會協調當中，甚至不排除要推動修法。
104年度共同供應契約下的軟體採購流程 |
就單純採購軟體而言，各公部門也是透過政府電子採購網進行挑選。不過軟體採購辦公室於招標之前，收集需招標品項的方式改變，即使是套裝軟體，也會先確認各單位的預估需求量為依據，安排招標產品項目。
資料來源：經濟部工業局軟體採購辦公室，2015年7月 |
公部門的軟體採購，終於有了符合時代的轉變
整體而言，現行軟體採購的共同供應契約招標事宜，並未同時納入電腦硬體採購。不過，兩者的性質不同，若以原本硬體採購的思維套用到軟體，本來就會有衝突，反之亦然。因此，軟體獨立招標有其必要性。
軟體採購辦公室也進一步開辦雲端服務獨立招標，制訂應具備的規格和需求，並允許廠商提供加值功能。政府認可的產品，有其應有的價值，各機關因此能夠買到真正符合需求的雲端服務，也能帶動本土雲端產業的發展，實際上，更是將民眾的納稅錢有效運用。
依據執行結果，改善採購制度，作法較以往有彈性
王世智說，軟體採購辦公室現在採用滾動式管理，只要有問題就儘快修正，這個做法，至少顯示政府改善採購制度的決心，值得鼓勵。
滾動式是一種動態編製計畫的方法。因為工業局承辦軟體共同契約，希望改善採購制度，以及結合政策面推動產業發展，有許多試驗性的新措施，需要因應實際情況而調整策略。
王世智以跟標機制調整舉例，過往臺銀採購上，跟標（得標且願意承做）項目的確認機制，是採正面表列的方式，工業局在今年4月的財務採購案中，想要簡化廠商的跟標程序與提升效率，嘗試改用「不跟進回復」跟標機制，即廠商在投標時已確認投標品項，在底價決標後，只要針對不打算跟進項目回復即可，不回復的項目即表示要跟進。
但是實際應用之後發現，由於涉及廠商對於跟標品項的確認議題，因此隨即調整，改回正面表列。所以，在調整回來後，沒有造成流程延遲太多，廠商也很快地回覆完成。
使用單位應得的保障也要兼顧
這套計畫看起來不錯，王世智表示，實際執行成果，多數也符合他們的預期。只是還在剛試辦的階段，真要說成效如何，買賣雙方是否真的適好，不只在培養軟體廠商，事實上也一併改善了公部門軟體採購品質，只是，對於採用的政府單位，如果也同樣有保護措施，才會是真正的雙贏。