在去年7月，雲端服務陸續結標，並開始在共同供應契約正式上架之後，公部門採購軟體的預算編列方式受到重大影響，有別於被視為資產財務支出的商用軟體費用，政府機關現在如果想要採用雲端服務，預算必須編列為「經常門」，才能購買使用，因此，對於使用部門而言，預算編列的方式必須有所調整。
經濟部工業局軟體採購辦公室計畫主持人王世智表示，公部門每年在編列預算上，大致會維持原有的預算結構，因此，對於採購軟體的預算主要都是以資本門編列。而對於雲端服務採購，主計總處提出的因應措施，則是允許機關可在編列預算的時候，將原本「資本門」的額度轉換為「經常門」，但不能使用「資本門」的預算採買雲端服務。
王世智說，對於現在許多機關的資訊部門而言，他們對於軟體共同供應契約提供的雲端服務項目相當感興趣，但是往往在想要採買時，才發現先前編列預算的科目，只能購買商用軟體而作罷，回頭繼續使用原本的軟體，而一旦錯過這個時機，下次能夠採用雲端服務的機會，可能至少是三年或五年之後，因此不能不留意目前預算法規的相關限制。
雲端服務的採購費用提報，該歸類於資本門或經常門？
與臺銀招標時期不同的是，現在由軟體採購辦公室所主導的軟體共同供應契約中，上架產品的類型區分為軟體財務採購（財務標），以及勞務採購（勞務標），前者是一般的套裝軟體產品，後者主要是針對雲端服務所新增的類型，並採取導入服務品質水準的方式，藉此要求廠商提供的雲端服務，能夠有一定的水準。
在雲端服務的部分，軟體採購辦公室自民國104年開始，陸續在政府電子採購網中推出12項服務項目，包含雲端虛擬主機、檔案儲存、電子郵件與即時通訊等，以及針對校園教材電子化，與行政管理的解決方案，提供公部門能夠線上購買。王世智指出，像立法院的議程網路直播，就是受惠於共同供應契約提供的服務，因此能夠快速建置、上線使用。
這種方式，對於機關來說，以往必須購買硬體設備，以及所需搭配的軟體等等，而且這個部門的資訊人員必須自行評估，軟硬體的搭配是否合適，有無相容性等問題。但若是採用軟體採購的勞務標所入選的產品，例如廠商提供的雲端服務，則是由業者維護所需的設施，而對於承租的公家單位能夠月租試用。
不過，公部門採購，最大的問題在於機關預算的編列。王世智表示，不少單位依照以往的做法，將軟體預算編列的會計科目歸類於「資本門」，直到發現政府採購網上架的雲端服務符合需求時，卻因為年度編列的預算類型，導致無法購買，而錯失轉換為這類產品的機會。
所謂的「資本門」，指的就是在年度會計項目中，將一筆預算規畫用來購買資產，而電腦軟體的使用權，在政府機關中，向來被視為無形資產的一種，若是公部門在編列預算時，依循往年的方式配置，就會採用這種形式。
而現在軟體採購的雲端服務與勞務標，則不屬於預算法第10條中，規定資產的定義範圍項目內，因此，機關若是想要採買這類服務，必須使用編列於「經常門」的預算。
現在軟體採購辦公室也正在協調，與主計處洽商能否開放使用「資本門」預算的彈性，但在政策尚未調整之前，王世智也提醒，機關在編列預算時，針對雲端服務類型的項目，便需要保留「經常門」支出預算的空間，才能採買政府採購網所推出的服務。
在預算轉換成可購買雲端服務的「經常門」後，公部門採購時，則是應該依據實際採購性質，採取對應的型式，進行核銷。
以一年一簽的雲端服務來說，這種性質屬於會計原則的營業租賃，因此就要以「經常門」核銷；但若是租賃一段時間之後，可以再買回，取得產品使用權時，例如機關租用3年Office 365後，以優惠承購價買回，並取得該版本Office軟體的使用權，就屬於資本租賃，這種採購方式可選擇採用「資本門」核銷。因此在該筆預算以經常門編列後，採購上可應用的方式，較一般套裝軟體彈性許多。
配合國發會政策，首度上架軟體操作訓練課程
在勞務標中，除了雲端服務之外，今年3月，共同供應契約首度推出開源辦公室軟體的教育訓練課程，這是配合國家發展委員會（以下簡稱國發會）ODF文件政策所推出。現在，軟體採購辦公室也進一步計畫召集廠商，以開源軟體為基礎，為公部門研發雲端辦公室服務。
開源辦公室軟體教育訓練課程的指標性在於，過往軟體採購著重在購買授權，因此相關的支援服務、教育訓練，當公部門提出需求時，廠商很可能必須自己吸收。而現在，不只是雲端服務能以勞務標提供，軟體採購辦公室也以這種型式將開源軟體的操作課程上架，未來其他商業軟體的教育訓練課程能否比照辦理，相當值得關注。
不過，王世智表示，在軟體共同供應契約的勞務標，其實就是指雲端服務產品，教育訓練課程並不是他們主要計畫要提供的項目，但他也不排除以後會再推出的可能性。
在國發會的政策執行之後，政府機關就會擁有這種辦公室軟體的使用者基礎，因此，軟體採購辦公室也希望能夠藉此吸引廠商，從辦公室軟體擴大研發為整體性的解決方案，納入行事曆、電子郵件、群組溝通、雲端硬碟等服務，成為雲端辦公室解決方案。
這樣的概念，很像微軟的Office 365，將辦公室軟體和雲端辦公平臺統合。
過往，政府機關希望透過導入OpenOffice、LibreOffice等開放原始碼軟體，擺脫對微軟Office的依賴，如今，似乎也開始考慮到辦公室軟體與其他相關應用統整的必要性，並試圖培養出更有實力的本土廠商，提供公部門整體性的辦公軟體服務。
政府提報雲端服務費用的科目 在我國政府機關採購的規範之中，與雲端服務預算編列有關的公文，主要是依據主計總處104年2月17日主預字第1040100376號函，以及104年4月8日主會字第1040500205號函。 前者是將雲端服務納入資訊採購的範圍，後者則是與編列預算科目的定義有關，而且當中定義了雲端服務有關的科目認定方式。 在此規定下，雲端服務費屬於業務費之下的資訊服務費，這個科目，則可再細分為資訊操作維護費，以及資訊設備租金兩種第三級科目。 下列是雲端服務費用所屬的科目與定義： ● 第一級科目：業務費（02） ● 第二級科目：資訊服務費（0215） ● 第三級科目： 1. 資訊操作維護費（021501）：指向廠商購買資訊作業相關之設備保養、維修及操作等服務費用（如使用雲端服務）屬之。 2. 資訊設備租金（021502）：指以營業租賃方式租用資訊硬體設備或使用外部資訊中心硬體服務（如使用雲端服務）之租金費用屬之。 ● 計列標準：依實際需要並按契約所定計列。 |