Google Apps for Work具備管理郵件收發行為管控能力，整合通訊與檔案雲功能

以搜尋引擎和免費電子郵件服務聞名的Google，旗下也有整合雲端郵件、行事曆、雲端硬碟、即時通訊的企業綜合方案，並提供後臺集中管控能力，租用時，主要分成Google Apps for Work，以及Google Apps for Work Unlimited等兩種方案，畫分簡單，並且均包含多種Google服務。

兩種方案的差異在儲存容量，Google Apps for Work提供30GB，Unlimited版本則是無限，並多了對應電子蒐證用的Google保管箱機制、檔案審核報告，近期還新增了DLP資料遺失防護功能，能自動攔截含有敏感資料的郵件。

費用上，Google Apps for Work每人每月是5美元，Unlimited方案則是10美元，不過，臺灣企業若要採購此雲端方案，建議透過本地的Google Apps經銷商購買，因為線上購買時，並沒有提供開立發票的機制。

要注意的是，對於Google Apps for Work方案來說，容量雖是30GB，但整體空間的計算是包含Gmail與Google Apps。若不夠用，可加購儲存空間。另外，保管箱功能也可額外選購，或是選擇升級為無限容量的方案版本，而一旦升級，企業所有使用者也都必須採取同一方案。

至於企業在意的雲端服務保障方面，Google服務提供99.9%的上線保證，低於協議保證度，將提供企業用戶使用期限的補償。而在建置架構上，由於Google只經營雲端服務，並未提供套裝伺服器軟體，因此不像微軟、網擎的郵件方案能與自家的自建系統整合，提供混合部署應用的方式。

Google推出的Google Apps for Work方案，供用戶以企業Gmail帳號使用，方案並整合了即時通訊與雲端硬碟的使用，並提供管理者後臺介面，具有郵件寄送管控與報告檢視等功能。

提供名為機構的部門政策管理機制，可對郵件內容管控

對於企業使用來說，Google Apps可用公司網域申請一組服務，在使用者管理上，管理者可結合企業AD，也能快速匯入大量帳號。另外在管理介面上，也有資料遷移的選項，能讓管理者設定從GoDaddy、微軟Exchange、Office 365，或Google自家服務匯入郵件。

在管理方式上，這裡的控制臺介面提供了稱為機構設定的機制，相當於部門群組管理的概念，讓企業IT管控不同使用者帳號，並分別套用不同策略。

而在安全性和企業控制機制方面，Google這裡內建垃圾郵件篩選及病毒封鎖能力，並具有內容政策管控、電子郵件保留政策、IP位址許可清單，以及強制法規套用等功能。

基本上，Gmail的郵件防護機制中，內建附件病毒掃描功能，當系統偵測到時，會拒收郵件並通知寄件者，系統針對夾帶的惡意網址連結也有檢查機制，並顯示警告訊息。畢竟，Google本身搜尋服務就有龐大的掃描與回報機制。

值得一提的是，針對Gmail的功能管控時，我們可以在進階選項中，找到限制傳送、內容規範、不當內容與附件規範的管理項目，協助企業IT管控複雜的郵件行為，像是當使用者外寄的信件，若包含特殊檔案格式，就無法外寄。

這裡的設定很彈性，像是我們能針對寄出、接收的郵件，或是內部傳送的郵件，分別設定管控措施，而在內容規範的條件設定中，也包含了進階內容比對與中繼資料比對，增加過濾彈性，執行動作也有修改、拒絕與隔離的選項。

舉例來說，若管理者將符合條件的寄出信件，設為修改並自動新增其他寄件者，如此一來，可讓公司新人寄出的信件，同時也都會傳送給該部門主管。若是郵件處置動作設定為隔離，使用者將不會知道信件沒有寄成功，且只有管理者能檢視隔離區的信件，再決定是否放行，若能增加上級檢視權限，應用會更彈性。

報告項目也是管理者常用的功能。透過報告中的稽核項目，我們可以運用電子郵件記錄搜尋的功能，查詢信件寄送狀態。這裡除了能指定時間，也提供寄收件者，甚至是郵件ID的選項，可精準查詢指定信件，相當不錯。

報告中也包含有安全性方面的查詢，可以快速檢視使用者是否註冊兩步驟驗證、使用者帳戶狀態，甚至是每個使用者在郵件協定POP、IMAP，以及網路的使用狀態。

其他安全性方面，在使用者帳號密碼管理上，管理者可以隨時要求使用者重設密碼，也能設定密碼長度，並能快速監看各使用者的密碼強度；系統也能根據IP位址判斷使用者的登入位置，如登入位置在不常出現的地點，就會自動寄出可疑登入通知使用者；另外，使用者在郵件介面右下角，也能看到登入狀態提醒。大致而言，Google在這裡的限制作法實施上較寬鬆，也沒有密碼到期通知的機制，多以使用者自行掌控為主，反過來說，也可減輕管理者的負擔。

若要進一步強化登入安全，系統也提供兩步驟驗證機制，要求使用者名稱和密碼以外，必須另外輸入驗證碼，管理者也可以將此功能設為強制執行。

附帶一提的是，無限容量方案還具有稱為保管箱的功能，主要是法規遵循稽核之用，企業可以設定保留規則，並指定授權的人員才能登入。保管箱的介面與Gmail介面大同小異，稽核人員只要建立新案件，就能開始搜尋保留的所有資料，並能依帳戶、字詞、日期去過濾查詢結果，或是直接稽核指定使用者、特定日期，與下載CSV檔。

另外，Google去年新增了資料外洩防護的過濾機制，令人注目。畢竟，近年Google在企業郵件功能的變化其實較少。這也是無限容量方案才有的功能。

透過管理介面，我們在前述的內容規範設定中，就能找到這個功能，只要在條件設定時選擇「系統預先定義的內容比對」，當中即有十幾個國家、20多種的個資類型項目。其中也包含了國際信用卡號的偵測，可惜，我們並沒有找到特別專屬於臺灣個資的相關選項。

提供管理者控制臺介面，具集中管控能力

在Google Apps for Work的管理控制臺介面中，主要提供公司網域、使用者、管理者角色的管理，並提供核心應用程式、安全性管理與報告等項目。其中，稽核應用的保管箱與郵件個資過濾等，是進階方案內建的功能。

結合工作表的郵件任務管理，內建寄信後能取消傳送的功能

個人Gmail信箱的使用算是相當普及，企業Gmail的使用介面與其完全相同，因此，大多數人要上手應該不難。

在讀信介面上，Gmail很早就將相同主題的電子郵件，串成一個會話群組檢視的服務，讓訊息往返如交談一樣，且寄件人資訊欄位也會顯示總信件數。不過這裡也保留彈性，允許使用者關閉此功能，恢復成傳統郵件顯示方式。特別的是，Google還提供另一個Inbox by Gmail的郵件介面模式，能以全新的呈現方式，幫助使用者整理郵件。

在收件匣管理方面，Gmail算是豐富，系統既有的標籤應用，包括：已加星號、重要郵件等，使用者也能自訂標籤管理，並可手動設定自動管理機制，透過建立篩選器，讓符合條件的信件，可以自動執行加標籤與信件管理等動作。當然，Google搜尋功能的強悍，也體現在Gmail的介面上，比起其他郵件服務來說，使用者找信非常方便，並有進階過濾選項與參數指令可使用。

至於垃圾郵件過濾功能之外，Gmail的自動分類功能也很獨特，能過濾出社交網路、促銷廣告、網站訊息、論壇通知等屬性的郵件，至類別分頁之中。另一方面，Gmail也會自動依據使用者行為，將電子郵件標示為重要。

Gmail另外兩個特別且實用的功能，那就是工作表與取消傳送。舉例來說，當使用者在處理工作信件時，若想要提醒自己在指定時間點處理完，就可以利用工作表，達到用郵件管理任務的目的。作法上，我們只要將指定信件新增至工作表後，就能設定日期提醒並新增於行事曆中。而取消傳送功能，則讓使用者可預先設定，在5到30秒內能取消已按下寄出的郵件，並復原成草稿。

附帶一提的是，Gmail也有郵件封存的功能，這裡封存機制特性上，其實是取消該郵件的收件匣標籤，簡化使用者的信件管理，不像微軟的線上郵件封存功能，會將信件存放至不同系統，作法稍有區隔。

具有多人郵件收發行為管控機制

在企業Gmail帳號的功能管控上，管理者可從Gmail設定的進階項目中，取得限制傳送、內容規範、不當內容與附件規範等管理法規遵循管理項目，並能依據不同機構項目，也就是可針對個別不同部門，設定各自的企業郵件收發行為管控策略。

與自家即時通訊深度結合，並提供15方視訊能力

以Google Apps for Work的方案而言，在郵件服務之外，也包含了雲端硬碟與Hangouts等功能，而且Google很早就將已經它們整合在一起，因此要搭配應用相當容易。

像是郵件介面的左下方，可找到即時通訊Hangouts的聯絡人選項，可發起多人對話，多個交談視窗將能展開於介面底部，與郵件介面深度整合。Hangouts也支援HD視訊能力，在企業方案中，並提供15方通聯的能力，比免費個人版的10方視訊要多一些。

當我們在寄件附加檔案時，也能選擇直接從雲端硬碟插入檔案，而且，在上傳附檔時，Gmail提供相當自動化的機制，只要附檔大小超過25MB，系統就會主動提示，通知寄件附檔將上傳至雲端硬碟，要求以檔案連結方式傳送，並有提醒檔案共用權限的設定，很不錯。