一般企業除了日常進行內部會議，有時需舉辦各式各樣的大型活動，在活動期間需處理會前的報名、會中的報到，以及會後的問卷收集，但有些仍大幅仰賴人工作業，市面上並無可輔助這類工作進行的IT系統。
剛好近期我們關注無紙化會議的議題時，看到KPMG安侯建業聯合會計師事務所本身開發了一套特別的會議活動系統，可用於上述場景，而且也發展成為標準化的產品Smart Event，可供其他公司購買並建置。如果企業每年需召開數場對內對外的中大型活動，而非一次性，自行建構這樣的系統就很有幫助。
與一般會議暨活動管理系統不同之處在於，Smart Event能同時應付內、外部使用者的報名需求，且活動發布管道以App為主，也就是讓企業活動主辦方，可以應用專屬App，發布研討會、說明會及專業課程等各式報名活動。更特別的是，不只是活動報名與管理，還結合了現場報到，以及問卷調查、即時投票等功能，相當豐富且少見。
而且，由於Smart Event的前端使用者介面是基於行動平臺打造，因此，所有參加活動的人，都能從行動App完成所有活動報名、報到等相關流程。而企業也能透過單一平臺，同時管理多個活動的進行，並透過系統預設的框架，只要輸入、上傳對應的活動內容，就能快速在App上建立新的活動報名內容。
這也讓企業能快速打造專屬活動發布平臺，且不用花時間開發App。而且，不論是企業主辦人員、現場承辦人員，以及報名的外部人員，都能應用同一套系統完成相關作業流程。
欲參加議程、活動的外部使用者，只要透過Smart Event這樣的App，就能隨時檢視活動資訊並報名，報名完成將取得一組QRCode，方便現場報到作業之用。
以企業自建環境為主，並具備活動分權管理機制
在系統架構上，Smart Event包含3大部分，包含前端——行動裝置上Android、iOS平臺的App，以及後端——放在防火強DMZ區的應用程式伺服器、網站伺服器、投票伺服器，與內網環境的資料庫伺服器，這些後端系統需安裝至Windows Server 2012 R2伺服器上，至於專屬App也能發布至市集，供參與活動的外部使用者下載。
在後臺管理使用介面上，Smart Event主要提供網頁後臺管理介面Smart Event Admin，供系統管理者與活動管理者操作，這裡提供了部門與權限管理機制，企業可依據不同部門、職位，來設定部門群組與開放的功能項目。
簡單來說，企業部門成員透過平臺可管理多個活動，但只能看到自己部門的項目，而透過適當的權限管控設定，能授權給指定部門成員負責活動維護操作，並能限制唯有部門主管才具備將活動上架的權力。
同時，該系統還提供現場人員使用的Smart Event Check-in & Vote管理後臺介面，方便現場承辦人員處理報到與投票的工作。基本上，進行準備現場報到流程時，人員只要準備上網的電腦，連至該網頁，並外接條碼掃描器即可，不需像過去一樣印出報名列表，且透過系統快速掌握、查詢報到情況，以及未到人員的聯絡資訊。
看起來，這套產品的系統架構其實並不特別，但它所提供的會議活動流程管理面向，以及整合應用方式，卻是市面上商用產品少見的，讓企業可快速建置一套自己專屬的對外活動管理系統。
後臺系統內建群組功能權限管控設定，增加分權管理彈性
在Smart Event Admin的網頁後臺管理介面上，提供了多部門、群組管理活動的需求，讓IT管理者可以預先建立單位部門，並透過群組維護介面，設定各群組成員能使用的功能。
用手機App就能完成活動報名、報到，以及活動議程檢視與投票
單就Smart Event App而言，其實已經串起整個會議活動的流程，相形之下，我們很少看到市面上有產品能提供這樣全面的應用，相當難得。
基本上，參與活動的外部使用者，只要拿起手機下載企業發布的專屬App，並以Facebook或Google帳號登入，就能在App介面上檢視要參加的活動資訊，並進行報名程序，同時，他們能在App上隨時提問活動相關問題。
一旦報名完成，使用者將於App介面上得到活動的專屬QRcode，等到抵達現場，就能直接憑條碼報到。這替代了傳統印出活動簽到表的方式，與會者也不用預先自行印出報名資料，或是到了現場還要查詢活動報到相關郵件，簡化報到作業的麻煩與人力需求。
在App上，與會者能夠看到主辦方預先公布的會議課程大綱、簡報檔，並列出現場周邊的食衣住行介紹的項目，對於活動與會者來說，這些內容已經涵蓋大部分的活動需求，並能隨時都能透過App檢視，相當方便。
不僅如此，進行一般活動課程期間，講師有時要調查觀眾的身分及支持與否的意見，這款App也能帶來幫助，提供現場投票功能，與會者可透過該App回答問題，講師在現場還能夠直接展示後臺的投票介面，看到即時的票數統計資訊。至於企業舉辦會議活動後的問卷調查，也在App內可以完成，企業不用再印出紙本問卷，活動結束後也不用耗時耗力的歸檔整理。
顯然，這套會議活動管理系統已經串起整體活動流程，並以App為主要實踐方式，對於現在人手一機、機不離身的現況來說，要讓使用者習慣應該不難。當然，活動報名過程也有各式狀況，原廠表示，若企業同時也要提供Web報名方式，也可以採將Smart Event App的報名介面，嵌入到活動網頁的做法。
系統管理者可設定功能權限與群組，提供多層次的活動管理需求
再從後臺管理介面Smart Event Admin的操作功能來看，這套系統已經提供了細膩的用戶權限管理機制，可方便不同部門管理各自的活動。
基本上，系統管理者只要透過「管理者資料」項目，即可建立需要使用這套系統的使用者與單位部門資訊，接著，利用群組維護與權限設定項目，就能制訂系統操作的使用原則。
這裡的原則設定方式很容易，主要是以勾選方式，設定群組可使用的功能。舉例來說，像是我們建立EditOnly的群組後，並只開啟活動管理中的活動維護功能，接著，可將新建的使用者Tester1，從介面上以拖曳方式放到該群組，就能套用群組原則。之後，以Tester1帳號登入Smart Event Admin後臺介面，就只會看到活動維護的項目。
在管理者資料項目之外，Smart Event Admin的功能選單還包含了活動管理、會員管理與基本訊息。值得注意的是，系統本身已經將活動維護與活動上架功能分開，因此，具有活動上架權限者，像是單位主管，才有對外發布活動的權力，如此一來，等於提供類似審核流程的管理方式，相當不錯。
而且，在活動上架管理方面，這套系統也有一些特殊的設定，像是可上架為私人或公開的活動。若是企業想要舉辦私密性高的活動時，就可以將活動發布成私人活動，使活動資訊不會直接顯示在App的活動項目上，直到外部使用者輸入指定的活動代碼（4位數字）後，才能檢視並進行報名。因此，就活動發布而言，具有不錯的使用彈性。
對於已註冊至系統的成員，管理者可快速分派群組以套用權限
活動進行之前，籌備人員需完成登入。IT管理者從群組維護項目中，將需使用Smart Event系統的人員帳號註冊到系統，接著在群組權限設定介面上，就能夠選取這些未設定權限的使用者，以拖曳方式拉到指定群組，即可套用設定好的群組原則。
具有特殊管理機制，可建立私人活動
當企業部門成員登入Smart Event時，即可新增活動項目，或是編輯已經建立的活動內容，活動管理也沒問題，可檢視參與者的問題清單、報名清單，以及發送推播通知。而且，活動上架也能夠區分為公、私兩種，私人活動需輸入金鑰才能檢視。
活動內容編輯方式容易，不熟悉介面的使用者也能循序輸入內容
基本上，Smart Event Admin已經提供一套完整的App框架，方便活動管理人員從後臺介面，依照表單式欄位按部就班的輸入活動資訊後，App上就能顯示所有輸入的活動相關內容與報名介面。
在活動維護介面上，內建了豐富的表單式項目與欄位，活動管理人員只要依序填入文字資訊、上傳相關檔案，就能完成活動資訊的內容，相當容易。而且，重要欄位下方也有備註說明，即便是不熟系統的使用者，都能簡單上手。
像是在編輯活動項目中，我們可以輸入活動主標題、主辦單位，設定活動開始與結束時間，以及活動地址。以地址欄位為例，列出了注意說明文字，提示使用者需輸入完整地址，而英文地址也可參照範例輸入——在使用者端介面上點擊地址欄位時，將能自動開啟手機的地圖App（在平板上則會以地圖嵌入方式呈現）。另外，這裡也有地點描述的欄位，方便以文字方式說明附近地標。
同時，項目上也有名額、期限的設定，一旦額滿，系統就會自動關閉報名功能。至於一般活動聯絡人資訊、活動網址、課程說明，以及注意事項與費用等相關資訊，介面上也都已經建立好固定欄位，讓活動管理人員能照著輸入。
上述基本的活動資訊之外，這套系統還提供了更多編輯選項，相當豐富。像是我們可從編輯視覺項目，上傳一張活動主圖，讓外部使用者從App瀏覽多項活動時，可以更直覺檢視。這裡也有細部的課程綱要與內容項目，讓管理者能編輯每一節活動的綱要與議程名稱、時間與講師資訊，像是上傳講師大頭照，輸入名字、職稱與經歷等內容。
介面上提供的活動內容的編輯方式，相當直覺易操作
Smart Event的活動編輯介面相當友善，都有固定的欄位方便活動管理者能按部就班輸入，且活動相關的項目內容相當詳盡，還可以上傳活動主視覺圖片、活動問卷與附件。而且，重要內容的下方通常也都有詳細的文字說明。
而且，Smart Event Admin介面上特別提供周邊項目的功能，可簡單加入食衣住行等內容，像是編輯附近飯店資訊與圖片，對於不熟悉活動地點的人來說，這些資訊的提供有時也相當重要。
不僅如此，這裡的後臺系統也包含問卷與附件的上傳機制，但問卷並不是從平臺上直接編輯，我們需要先下載系統提供的格式文件（Excel檔案格式），編輯完成後再上傳。而當中的問卷題型可包含兩種，可以用文字框來限定回答方式，或是以1～5顆星方式評分。
另一項附件功能也很實用，支援上傳10MB內的PDF、JPG、PNG檔，提供會議相關文件與圖片供與會者下載。當然，活動管理人員也可以選擇在會議進行當日，上傳議程可公開的簡報檔，讓與會者不用一邊聽講，又要忙著拍下投影畫面，或是會後與現場人員索取簡報資料的麻煩。
在這Smart Event的後臺上，還有一個重要的功能，那就是報名欄位也能透過管理介面直接設計。我們在「編輯報名」項目中，可看到這裡顯示了手機App報名介面的圖像，只要勾選左側欄位項目，該資訊就會加到App介面上，同時能以拖曳方式調整各欄位在App上的排序，很直覺。報名欄位也包括了姓名、職稱、部門、公司、電話、手機、地址、公司產業別等20項，相當豐富。
在使用過程中我們也發現，Smart Event Admin介面本身的欄位與功能按鈕的設計，也能適合觸控操作，如果是用平板電腦來編輯、修改，應該也不難。
綜合來看，在Smart Event Admin的後臺管理介面上，活動資訊項目的編輯內容算是非常詳盡，都有預設的欄位可供輸入，更重要的是，企業透過單一平臺就能夠同時管理多個活動，並且還將串連起現場報到、投票等作業流程。
可惜，系統後臺介面的欄位無法供企業自訂，像是報名介面的設定上，飲食需求欄位只有葷與素可選，如果活動想要提供多項餐點，就不夠彈性。
原廠表示，他們雖沒有開放API供客戶修改系統內容，但其他各式功能還是能夠經由客製提供，像是如有活動繳費需求，他們也可協助串連第三方金流服務，讓使用者從該App上就能繳款。
可彈性設定活動報名欄位，內建20種資訊供任選，方便每次不同需求而調整
在報名頁面的設定上，Smart Event預設20種的報名欄位，只要勾選，就能顯示在該活動的報名介面上，相當簡易。
結合現場報到與投票管理功能，可簡化流程與資訊統計需求
基本的活動內容維護之外，管理者也能透過Smart Event Admin檢視活動問題清單、報名人員清單，並還有推播功能可以運用。特別是當活動有重要異動時，就可快速將訊息推播至用戶手機上，相當不錯。
特別的是，由於Smart Event還結合了現場報到與投票功能，人員能登入另一個專用的管理介面Smart Event Check-in & Vote。當參加活動的人抵達現場報到時，只要讓掃描器掃一下，這個報到後臺的介面上就會彈跳出人員資訊，若是報到者如果沒帶手機，現場承辦人員也還是能從後臺手動協助報到。
此外，投票也是活動常見的需求，透過Check-in & Vote管理介面，活動人員即可協助講師建立希望觀眾投票、表決的問題，與會者只要在App中點擊該議程後，就能操作投票功能。同時，後臺介面也能顯示即時投票的結果，如此一來，資訊蒐集與統計將更為便利。
大致而言，這裡的投票功能操作也很容易，主要就是編輯題目與選項，也能設定是否能夠複選，介面上並有開始作答、停止作答與顯示結果，以及檢視投票結果等控制功能。
雖然這套系統還沒有包山包海的，將內部活動資源管理也納入，但已經串起人員的報名、報到與互動的需要，相當難得。
另有專屬後臺對應活動現場的報到與投票，簡化現場報到工作流程與增加互動
Smart Event因應現場報到與投票需求，還提供了一個獨立的Smart Event Check-in & Vote網頁管理介面，主辦單位及講者可快速檢視人員報到資訊，以及發起即時投票並檢視投票結果。
不只是報名與報到，與會者也能用同支App來進行投票與填寫問卷
透過Smart Event App，與會者能夠隨時檢視議程綱要與周邊資訊，會中講師提問或發起投票時，能直接從App作答，而會後問卷也可直接在App上回填，一改傳統舉手投票、紙本問卷的進行方式。
產品資訊
KPMG Smart Event 3.0
● 建議售價：134萬元（含稅，並有每年維護費用）
● 原廠：安侯資訊(02)8101-6666
● 網址：cloudoffice.com.tw
● 部署方式：企業自建
● 後臺管理介面：網頁，Smart Event Admin、Smart Event Check-in & Vote
● 後臺伺服器作業系統需求：Windows Server 2012 R2
● 一般使用者介面：Android、iOS App
【註：規格與價格由廠商提供，因時有異動，正確資訊請洽廠商。】