政府對於資訊設備的採購，以往都是建立在單純的供需之上，基於公部門的需求，編列預算，進行廠商招標。後來演進成將普遍有需求的產品，集中招標，並透過單一窗口──臺灣銀行，與廠商交涉議價，這就是公務人員熟悉的共同供應契約。
但是，共同供應契約的制度備受挑戰。民國102年，許多鄉鎮集體LED採購等弊案衝擊，行政院公共工程委員會下令全面清查共同供應契約中的產品價格，其中，在資訊設備的軟體部分，因詢價困難，當時臺銀便考慮，不再舉行電腦軟體標案。
當工業局受到行政院指示，承接軟體採購共同契約業務的同時，他們也看見這背後強大的力量，假如運用得當，還可以帶動產業發展。經濟部工業局局長吳明機，是成立軟體採購辦公室的推手，他在推動的過程有許多的理想，現在正開始付諸實現。
政府成立軟體採購辦公室，扮演買賣雙方溝通橋樑
因為臺銀不願意繼續承辦軟體採購共同契約，後來透過行政院的科技會報，指示由工業局承接。
工業局在103年6月，同意在國家資訊通信發展推動小組（NICI）下，成立了軟體採購政策指導小組，為制定政策的單位，接著同年8月成立了軟體採購辦公室，扮演起供需雙方的採購溝通平臺的角色。
吳明機說，除了革新採購制度，工業局也認為他們應該提出有別於臺銀時期的思維，透過共同供應契約的力量，進一步帶動產業升級，不只是除弊，同時也要興利。與其一直給廠商魚吃，不如請他們直接到現有的大池塘釣魚，這是運用現有的採購需求，想要創造雙贏的局面：除了產業升級，政府使用的軟體品質也隨之提升。
改革第一步，避免削價競爭，改善招標環境
軟體採購辦公室為了因應以往的情況，吳明機說，對於招標機制，他們提出了許多改革措施。首先，招標的間隔，由原本臺銀一年至少一次，大幅縮短為一季一次。這包含既有的套裝軟體採購，以及提供創新產品的機會，對於廠商能將產品上架的機會，比起過去增加很多。
針對定價的問題，他們也設立訂價暨規格審查會，訂定合理價格。產品詢價的部分，委託中華民國資訊軟體協會幫忙，有效掌握市場變化，反映價格，而這也是政府與民間合作的具體做法。而且，採購辦公室招標前會先公告底價，避免競標價格過低，削價競爭。
針對軟體採購品的可用性或是資訊安全規格，他們設置了檢測程序，除了保障機關能夠買到合宜的產品，假若廠商達不到需求，政府也可以啟動輔導機制協助。每次政府打算推動新的資安標準，會先預告廠商，讓他們有準備的時間，按著每次政府招標的要求，將廠商的能力逐漸提升，才能與國外產品平起平坐。
軟體採購辦公室也導入自動化開標機制。以往的軟體採購，開標需要費時數天，現在採購辦公室只需幾分鐘就能完成。吳明機說，這些都是以往所沒有的作法。
這些改善招標機制，目的是讓廠商願意投標，進而提供品質較好的產品，對於使用端而言便能有較優質的選擇，形成正向的採購循環。
雲端服務可用性與資安檢測機制 |
軟體採購辦公室提供雲端服務檢測機制，因為有具體的要求，廠商能夠有所依循，開發出符合一定水準，且通過相關認證的產品，公部門採購的相對較有保障。
資料來源：經濟部工業局軟體採購辦公室，iThome整理，2015年7月 |
推廣雲端服務採購，提供新創平臺發展空間，政府正式進入雲端時代
對於政府機關推廣雲端服務，最早可以追溯到行政院99年訂定的政策，但推動成效相當有限，因為對於機關而言，影響採購意願最大的因素之一，是如何開立需求規格。而吳明機表示，現在透過軟體採購辦公室，制定了明確的基本規格，各機關採購雲端服務，就不用這麼麻煩。
而雲端服務是個重要趨勢。現在民間企業也越來越能夠接受，尤其是雲端帶來許多的好處，提升生產力，政府機關也希望能善用，增進效率。
另一方面，從政府的角度也希望藉由採購，帶動國內的雲端服務產業，甚至是讓新創產品能夠生存。目前選定「雲端虛擬資源（IaaS）」、「雲端電子郵件服務（EaaS）」、「智慧校園」及「雲端監控」為服務的試辦主要項目。吳明機表示，目前剛完成開標，因此最快各公家單位可以在7月底採購到這些雲端服務。
針對新創產品，則是採行舉辦競賽的政策，增加新創公司的曝光度。而目前的試辦階段，設定為免費產品的競賽。但為何是免費產品？吳明機解釋，即使業者提供免費服務，沒有收取費用，也可能透過其他方式獲利。由於公家機關導入軟體，就算是免費軟體，一樣需要透過採購程序，所以，假如是即時通訊軟體Line，機關就不能採用，因為它並未提供管理後臺，也無法符合目前政府機關對於資安的要求。
但吳明機也表示，軟體採購辦公室也在建立新創產品的資安規範，假若這次的試辦的情況符合預期水準，在有了這次的經驗之後，他們下一波計畫針對需要付費的產品，進行新創產品競賽。未來公部門可透過共同供應契約採購的雲端服務，將會更加多元。
軟體採購共同契約改革，未來將套用到硬體綠色採購
吳明機說，推動軟體採購共同契約，目的在於建立採購全新的採購機制，並且將政府採購，與產業發展連結，達到政府與產業界兩者雙贏的新局面，接著，將會以此模式為基礎，推動工業局另一重點項目──綠色採購。
其實許多歐洲國家已經採取這個方式，帶動綠經濟採購。在國內，交通部公路局在蘇花公路採取碳足跡管理，就是成功的案例。
雖然綠色產業政府其實已經做了相當多相關的措施，凡舉節能標章、省水標章、以及政府採購也有相關的法規，獎勵機關購買綠色產品。但是，目前政府採購品有165項屬於綠色採購品，其中，屬於臺銀共同供應契約的採購品，更只剩下19項，對於公部門採購，這樣的選擇性實在太少。
其實政府核發綠色標章產品數量，多達1萬多件，包含經濟部水利署的省水標章、能源局的節能標章、工業局推動的資源再生綠色產品、環保署的環保標章，及內政部的綠建材標章。這些已核發各種綠色產品標章，因採購程序繁瑣、規格認定不易、缺乏誘因等，造成綠色採購無法大幅提升。
現在政府要以軟體採購共同契約方式，擴及至綠色硬體推動，其實是件好事，但這樣的政策，如果能夠提早加以廣泛的應用會更好。對於電腦資訊設備採購而言，與軟體搭配的個人電腦、輸出端的印表機、螢幕等硬體裝置，目前大多符合如能源之星的國外標準，但假如能像家電一樣規範，公部門便能依據能源效率分級，採買較為環保的產品，與強調節省硬體資源消耗的軟體與雲端服務，相輔相成。
軟體共同採購改革，偏重扶植軟體產業 |
|
採購政策改革試水溫，持續提升政府採用軟體水準不能忽略
行政院院長毛治國於7月9日，在行政院會聽取報告後也指出，政府採購具有政策及策略的意涵，除了透過政府採購取得其所需的產品與服務外，也能透過這項制度帶動產業發展。
由軟體採購發展軟體產業，去年才剛剛開始推動。今年是推動軟體的功能規格為採購條件，替代舊有的指定產品採購模式，希望藉由軟體檢測機制，來推動廠商發展更好的產品。
因此，吳明機表示，目前的雲端服務檢測機制或是招標，以及新創產品競賽，都屬於試辦階段。至於成效如何，以及買賣雙方對於新制度是否能適應，仍有待觀察，但是總是啟動了改革，擺脫傳統採購長久以來的弊病。
軟體採購辦公室的模式，顯然將是成為接下來政府推動綠色採購招標的借鏡。目前軟體辦公室立定的目標，是藉由採購，讓資訊服務廠商能夠生存，並透過採購規格要求，把服務做得更好、提升廠商的競爭力，銷售到更多地區，為國爭光。
不過，軟體採購所帶動的「創新採購」，要走的路還很漫長，培養臺灣廠商的軟體實力，以及政府逐步採用國產軟體，達到國產國用，都是未來目標。
值得注意的是，現在政府採用的產品，主要還是以ISO 27001標準為資訊安全的依歸，而且只有針對新的雲端服務要求。但對於政府單位，這樣的規範真的足夠嗎？
對於政府機關使用的雲端服務，目前主要是對於服務的可用性，以及資訊安全兩個方向進行規範，但是對於能否自由轉換，較少著墨。當機關導入雲端服務，因為會在系統中留下各種的資料，不能只看重功能面，雲端服務其實應該可以很有彈性，各廠商應該盡可能地採用標準化的平臺與技術，並提供足夠的資料與應用程式移轉機制，若使用上只能仰賴特定廠商的軟體與服務，用戶就難以保有自由選擇的機會。當然，這些要求不一定都能滿足，但如果能透過政府制訂標準，廠商就有機會去遵循，並開發出相關的功能。