不只是商用文書軟體！微軟Office 365大揭密

記得微軟剛推出Office 365時，幾乎絕大多數企業都是抱持著觀望的態度，畢竟訂閱制的改變，讓傳統以買斷Office產品的企業很不習慣。但這幾年下來，我們仍然持續看到微軟持續提及Office 365，並沒有消失，而他們在今年初公布至去年底的財報也顯示，Office 365又成長了70％，基本上，營收成長代表利潤變高或是有越來越多租戶，加上近期看到Office 365企業應用超越Salesforce.com，以及Facebook公司也宣布導入Office 365。

這些種種現象，是否意味著真的越來越多企業在使用Office 365？我們也好奇這些企業會選擇Office 365，是因為能帶來什麼樣的幫助嗎？

從微軟近年對於Office 365的發展策略來看，確實為企業辦公應用，帶來諸多改變，不論當初他們是早想積極整合Office所有應用，還是受現在的行動與雲端工作環境影響而不得不變。

我們簡單舉幾個例子，像是Office 365對應了雲端的潮流，讓用戶能夠更方便取得應用與服務，同時也順應行動新世代，提供跨平臺、多裝置的Office軟體使用方式，打破以往單機使用局限。

在產品整合方面也有突破，過去Office套裝形式的策略，在雲端時代下，也終於能擴及後端伺服器應用，讓Office 365能結合Office、Exchange、SharePoint與Skype for Business等產品，能整合成一個更豐富的套裝組合，也更具集中管理性，擺脫傳統模式與架構的束縛。

而對於傳統微軟用戶來說，Office 365也依舊保留許多彈性，像是能兼顧傳統Office用戶的使用習慣，提供本機下載安裝；企業版的雲端方案也能與企業自建既有系統混搭應用。從這些Office策略與改變，似乎也突顯出，微軟想要通吃傳統與新興企業用戶的企圖心。

到底，微軟將Office軟體從既往熟知的軟體買斷形式，擴展到雲端訂閱租賃形式，這些年來，Office 365真的已經被用戶接受了嗎？

前面提到，最近全球知名的Facebook公司，也公開宣布他們使用Office 365，畢竟這種國際級企業，是有些指標性，但對於國內企業來說，似乎又有些遙遠，為了了解國內企業又是如何看待Office 365，這次，我們也採訪了導入Office 365的兩家企業，讓你了解現在企業對於Office 365帶來的幫助有哪些？

中小企業求軟體版本一致性，解決檔案交換問題，並簡化升級管理

第一個例子，遠東萬佳法律事務所是一間25人左右的中小企業，過去他們企業內部已經採用微軟Office軟體。

只是，其內部員工各自的電腦上，裝載了不同版本的Office軟體，如Office 2007、Office 2003，且各臺電腦的升級過程也不同，加上企業本身配置IT人員又少，又要時時注意產品安全性更新，管理並不容易，尤其是Office 2003軟體在2014年終止服務，一旦電腦中毒，IT人員又要花上不少時間重灌。

這是普遍企業現行應用Office軟體時，可能遭遇的場景。再加上Office 2007與Office 2003預設的檔案儲存格式不同，容易導致檔案交換過程中的不便，而在內部版本有別的情況之外，也可能遇到客戶版本比自己新的情況。雖然過去都有一些解決辦法，像是安裝微軟Office相容性套件等，但在遠東萬佳法律事務所的工作場景中，因版本不同而引起的問題更是嚴重，尤其是文件中的文字符號，產生莫名的相容性問題。

遠東萬佳法律事務所律師俞伯璋表示，他們過去處理一些國際客戶的專利申請文件時，曾經因為Office版本不一，當同仁收到客戶傳來的Word檔案時，在開啟文件後，發現其中的一些方程式符號遺失，這樣的問題相當嚴重，也很難釐清是誰的責任。

為了解決公司內部Office版本不同帶來的諸多不便，他們透過IT委外的方式處理，一家名為自由系統的廠商建議他們使用Office 365，以解決這樣的問題。最終，他們導入Office 365商務進階版。

這主要是基於Office 365的特性，讓公司同仁使用的都會是最新版的Office軟體，版本具一致性，當遇到問題時要回報或統一解決時，可以比較容易，不像過去要個別一一處理，同時也趁機汰換老舊Office軟體，減少不安全的風險，畢竟微軟在2014年停止支援Office 2003。

後續為了強化資料保護，公司也考量到需要檔案加密等機制，而又導入Azure Rights Management (Azure RMS) 方案。俞伯璋表示，他們認為RMS能跟Outlook電子郵件有不錯的整合，像是可以很清楚的依帳號設定權限，而不像外部加密系統跟電子郵件的整合，會比較麻煩。

在這些Office 365帶來的改善之外，我們也想進一步知道，新應用是否也會面臨到一些挑戰？俞伯璋表示，有時公司同仁會有忘記密碼之類的小問題，而要熟悉RMS加密運作流程，也有一段適應期，但這些部分都還好。

比較大的問題是，他們前陣子經歷過線上系統有數小時不能使用的狀況，雖然本機上的Office程式仍然可使用，但電子郵件無法正常收發，經ARM管控的檔案檔案也無法解密，在詢問了IT委外廠商才知道，原來當時是中華電信的線路突然故障所導致。

這樣的問題一旦發生，也只有等中華電信解決才行，但這的確是普遍雲端應用為主的服務，都可能面臨的狀況。

最後，俞伯璋也回應了關於Office 365費用上的問題，他認為，在應用Office 365之前所遇到的問題，容易造成同仁工作時間的浪費，以及客訴案件等，若將這些隱形成本也納入考量，其實還好。但終究，他們的心聲是希望授權費用能再便宜一些會更好，畢竟這也是一筆不小的花費。

另外，他們其實也曾接觸接觸過像是OpenOffice等產品，但對於公司同仁的使用習慣來說，其介面與功能還有些落差，因此後來還是以微軟Office為主。

萬佳法律事務所律師俞伯璋表示，在IT委外公司的建議下，他們看重未來Office軟體都能保持最新版本，並維持一致性，解決像是Word檔案交換因版本不一時，產生像是方程式符號遺失，最後一行不見等需要個別處理的情形。不過，他也提到前陣子因電信公司線路出問題時，使得他們Office 365的郵件與加密檔案無法使用，這是普遍雲端應用企業也可能面對到的問題。

大企業相中Exchange Online應用，可快速調度雲端資源

另一個應用實例，是國內大型企業研華電子，他們導入的經驗與過程，明顯有相當不同的需求取向。

過去，研華公司內部就已經架設微軟Exchange、SharePoint與Lync伺服器，約在一年多前，他們開始使用微軟Azure服務，經過一段時間的導入後，覺得沒太大問題，因此也開始嘗試應用Office 365。

初期，其實他們不敢一口氣全轉換到雲端上，主要是也怕未來雲端服務的收費方式，是否有更多調整而被綑綁。

現階段，他們對於Office 365的需求，主要放在Exchange Online的應用。在他們全球員工逾7,500人之中，已採購約2000多個Office企業版E1授權，轉換時間大約是1個月。

對他們而言，應用Exchange Online的好處在於，IT人員不用花費心力來處理維運工作，且信箱空間夠大。過去他們受限於伺服器硬體效能與容量，並沒有給使用者太大的信箱空間，每人僅有數百MB，這也使得員工需要常清信，而Office 365在郵件信箱的服務上，預設就有50 GB大容量空間，如此，一舉解決了信箱容量限制的不便。

研華電子資訊部經理林信宏表示，在應用Office 365後，加快企業IT服務建置速度，這點相當不錯。像是他們併購海外公司，並有一些員工在澳洲、美洲，甚至少部分在家上班，若是在過去作法上，可能要到當地架設郵件伺服器等，現在透過Exchage Online，可以很快就能啟用服務。

至於只選用企業版E1方案的理由，林信宏表示由於公司之前就已採購Office軟體，需求不急。不過他們也持續觀察是否有其他選擇，像是他們在兩年前也有考量如WPS等文書處理軟體，只是當時最大問題是沒有郵件相關功能，整合性不夠。

而他們近期也因維修部門的需求，正在考量新版微軟Office的Power BI功能，希望能藉此運用其中的機器學習機制，使得研華能根據以往銷售記錄與維修比例，來估算備品，並產生Excel格式的報表。當不同人員要檢視資料時，就能根據不同項目，快速調出需要的資料。而過去他們要做這些分析結果，通常都是靠人工經驗來預估可能的數量。

另外，從研華的導入經驗來看，由於Office 365企業版能支援混合部署模式，可整合Office 365公有雲與內部的部署環境，他們目前也就是這麼做，只是兩邊的服務要串起來，有相當多的設定要進行，這部分微軟的技術支援服務就很重要。

至於使用上，他們同樣也遇到線路方面的問題。像是研華目前租用了中華電信與亞太電信的ADSL，但只要Outlook用戶經亞太電信的線路連到Exchage Online，信就收不下來，也查不出原因，而走中華電信的線路就沒有問題。

這樣弔詭的情形，我們也洽詢微軟，他們並沒有提出具體的建議，但強調會與電信商之間不斷相互配合。若單就微軟而言，他們主要確保的部分是自家的服務保證，因為Office 365企業方案包含99.9％的服務層級水準（SLA），一旦微軟提供的任何Office 365服務可用性低於標準，將協助客戶依個案進行費用賠償。看起來，至少在微軟自身服務出問題時，企業還算有點保障，只是用戶與電信商、電信商與Office 365之間的網路問題無可避免。

也有企業考量很單純，只要產品能適用現在環境就好，買斷Office再戰10年

從上述例子來看，企業對於Office 365多是持肯定的態度，不過一些企業可能不是怎麼想。主要是因為，他們可能沒有太大的問題要去解決，也沒有想得的那麼遠，在考慮微軟文書處理產品時，可能只是單就方案、費用來看，了解現在產品怎麼買，能不能繼續適用而已。

我們這裡找到一家企業，就屬於這樣的傾向。一間不具名的15人小公司表示，在他們最近與經銷商的洽詢Office軟體的過程中，業務人員也是主推Office 365，並提供了兩年的授權報價。

而他們在評估Office 365時，遇到的問題是，因為公司內部電腦的作業系統版本不一，有Windows 7、Windows 8.1，也有老舊的Windows XP，而Office 365其實並不相容XP。

最終，公司選擇購買單機適用的Office 2016授權，針對老舊的XP電腦，則透過降級使用方式，可安裝較早期的Office軟體版本，像是Office 2007。另一方面，更重要的關鍵在於，他們老闆的想法是，不想要每兩年來考慮一次價格，買斷可以樂得輕鬆。

不論你是否選擇Office 365，但也該關注新的工作型態潮流

綜合來說，從上述這些企業的實際經驗來看，萬佳最看重的是未來Office軟體都能保持軟體版本一致性，解決檔案交換不相容的問題。而研華主要透過Exchange Online加快企業IT服務建置速度，也不用費心力處理維運工作，這也顯示出企業對於Office 365應用的不同著重面向。

但終究各企業有不同的環境，也有不同的考量方式，而微軟本身其實也依舊保留傳統單機授權的販售形式，讓企業還是能有選擇性。不像影像繪圖大廠Adobe，是完全將產品改為訂閱制，取消傳統盒裝版本的販售。只是，微軟對於未來產品的提供方式還會不會有變化，又不得而知。

從另一角度來看，近年Google Apps for Work的應用也一直被拿來與微軟Office 365做比較，甚至也有調查指出，一些企業會同時應用這兩個服務。

畢竟，Google服務帶來的便利性是顯著的，並也引領著雲端浪潮，只是他們發展面向太廣，在企業商務應用系統的累積還不如微軟厚實，可能也不如微軟專注，但這也可以說是微軟本身的責任與包袱，這或許也是企業願意持續使用微軟商務產品的主因。只是，站在用戶立場而言，多一點產品選擇性自然會更好。

綜合來說，對於企業而言，Office 365已經是未來購買Office軟體的選項之一，上述例子算是企業可借鑑的經驗，不論企業當前是否有新採購Office軟體等需求，至少了解新世代的Office與雲端應用所帶來的改變。

附帶一提的是，微軟之前曾針對Office 2003的用戶，提出強烈的升級建議，這主要是因為安全性的問題，因微軟在2014年4月8日起，正式停止支援Office 2003，同時也停止Windows XP的支援，這些用戶的產品，將不再獲得微軟的安全更新。

而現階段來看，再過一兩年後，Office 2007、Exchange 2007與 SharePoint 2007的企業用戶，也將面臨同樣的問題，不論是升級新版Office軟體，或是選擇其他替代方案，都該有所準備。

最後，在現今的雲端時代下，資料交換方式已經很多元，近幾年也較少人會去關心檔案格式的問題，如此看來，我們可以更進一步思考的是，企業真的擺脫不了以檔案交換的工作形式嗎？即便考慮的沒那麼深入，但也能自問的是，不論是產品引領工作環境改變，還是現在工作環境引領產品變化，企業在評估這類商務應用時，內部的工作型態是否也有需要改變呢？

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