日商理光（Ricoh）日前發表利用視訊會議系統打造的行動辦公室，該公司臺灣總經理陳炳豪表示，該公司趁著搬遷之際打造新的行動辦公室，像業務部門人力增加三分之一，但只使用了原有辦公室空間的空間，搭配理光推出的行動視訊會議系統，以一臺A4大小的行動視訊裝置，讓外出的業務人員透過手機App和辦公室內人員透過視訊會議主機或互動式電子白板，來召開視訊會議。目前已有高科技業、大學和房仲業者採用，理光還針對垂直產業推出租賃服務，按年租計費，至少得購買100人以上授權。明年，理光預計將推出可部署在企業內部的雲端視訊系統，但沒有透露詳細上市時間。
未來辦公室最重資訊流安全
臺灣理光資深經理楊佳玲表示，未來十年，理光也會發展成專案式的協作辦公室，讓員工專注核心業務，將非核心業務委外。因此，理光也以此來設計自家未來辦公室產品，率先結合原先理光已經有的軟硬體整合產品行動視訊會議系統，搭配互動式電子白板和智慧型手機的App，做到全球可以20個地方同時連線開會，而在同一個畫面最多可以顯示9個地點；另外，將行動視訊會議系統接上筆記型電腦後，就可以直接透過專屬通訊協定傳輸影像和語音，也提供USB連接埠，和電腦連線就可以共用檔案畫面，改善跨國、跨裝置和異地通訊的視訊會議品質。
這臺軟硬體整合的行動視訊會議系統主機定價69,000元，和主機連線的授權每個人每月授權使用費要價6,000元。但隨著雲端服務的盛行，如果使用者要在行動裝置上進行視訊會議，可以不用購買主機費用，全部購買雲端授權費用，每個人每個月要支付3,990元的授權費用。至於特殊的網路架構或是規畫服務，將會另外計價。
臺灣理光技術團隊也推出了Doc Tracker（文件追蹤系統）功能，來強化資料流安全。所有的文件經過OCR光學辨識後，OCR的掃描檔案會留在本地端的儲存系統中，掃描後的Metadata（後設資料）則以AES 256位元的加密方式回傳總公司的文件控管伺服器，針對敏感性資料管控，則會比對內部敏感文件資料並提供相關示警。臺灣理光資深事業發展經理吳玉龍表示，所有的文件都會上傳到一個企業打造、透過瀏覽器登入的文管中心，會依照時間將上傳的登錄檔（Log）和影像檔歸檔，作為未來資料稽核之用。
而到今年開發的Doc Tracker第三版，吳玉龍指出，重點在於重新調整授權機制和架構，避免出現有特權使用者，例如，常見的管理員帳號只能開設部門主管的帳號，部門主管才可以刪減部門使用者的帳號，而各部門主管只能管理自己部門帳號；IT部門的帳號，就只能修改相關的系統網路參數。他認為，透過環環相扣的帳號權限設定過程，減少資料從內部單一窗口外洩的機會。
另外，也新增動態浮水印的功能，使用者在調閱相關OCR文件存檔時，都會出現搭配當時調閱時間，加上登入帳號和使用機臺的動態浮水印，也可以降低使用者使用手機拍照資料後外洩的機會。